DIRIGIDO A
Secretar铆as Ejecutivas, Ayudantes de Direcci贸n, Secretarias de Departamento, Secretarias Administrativas Personal administrativo, Asistentes de gerencia y en General a Aquellas Profesionales que se Desempe帽an en Funciones de Apoyo a la Direcci贸n, 聽organizaci贸n y/o Administraci贸n.
C脫DIGO
ASIS-005 rev 1 2017
OBJETIVOS
鈥 Describir la forma correcta de vestir en la oficina.
鈥 Demostrar conocimiento profesional sobre como 聽contestar el tel茅fono, transferir una llamada, colocaci贸n de una llamada en espera, y dejar mensajes de voz.
鈥 Tratar con personas dif铆ciles.
鈥 Comunicarse de forma fluida y profesional aun con personal de culturas diferentes.
鈥 Eliminar barreras para escuchar emp谩ticamente.
鈥 Conocer t茅cnicas para efectuar preguntas abiertas cerradas y finales.
鈥 Parafrasear al interlocutor para mejorar la comunicaci贸n.
鈥 Aplicar t茅cnicas para el manejo de personas alteradas o tristes.
鈥 Aplicar elementos para el control de tiempo.
鈥 Aplicar planes de acci贸n para mejorar sus deficiencias.
CONTENIDO
Super asistente: Lo que el jefe espera.
Este programa comienza con una discusi贸n de lo que hace un asistente administrativa eficaz, c贸mo evitar errores cl谩sicos, y c贸mo conseguir del jefe que comunique con claridad y que de instrucciones correctas.
Construir credibilidad personal: comprender los diferentes Estilos de comunicaci贸n y diferentes tipos de Jefes.
Esta 聽unidad se 聽enfoca hacia el 聽estilo particular 聽de cada participante para la comunicaci贸n. Se usaran 聽herramientas de diagn贸stico con las cuales las 聽participantes aprender谩n a identificar sus propios estilos de comportamiento y las de sus jefes a fin de alinearse para una mejor comunicaci贸n.
No es lo que usted dijo: Parafrasear para mejorar las relaciones interpersonales. La frase 鈥渘o es lo que dice sino como lo dice鈥 es com煤nmente usada para explicar como hacerse entender. En este segmento, las participantes aprender谩n como usar el lenguaje para que lo que intentan comunicar sea mejor recibido tanto en forma hablada como escrita. Aprender谩n a decir NO in forma tal que se reduzca la posibilidad de ocasionar un conflicto eliminando frases por ejemplo 聽鈥渆ste no es mi trabajo鈥 o 鈥渘o se y no tengo porque saberlo鈥.
Herramientas para la oficina: correo de voz, correo electr贸nico, memos y mas cuando son usadas pobremente, algunas herramientas de Oficina dise帽adas para mejorar la comunicaci贸n empresarial hacen exactamente lo contrario. Cualquier persona que ha enviado un correo electr贸nico err贸neo puede dar fe de este hecho. Hablaremos de reglas gramaticales, sintaxis, estilo, etiqueta del tel茅fono, 聽etiqueta en la rede e internet. Este componente revisa las 聽herramientas de comunicaci贸n de la Oficina y c贸mo utilizarlas para una m谩xima efectividad.
Presencia profesional: Observaci贸n y actuaci贸n se discutir谩 sobre algunas normas b谩sicas de 聽etiqueta 聽vestimenta y comportamiento en el lugar de trabajo. Las participantes revisar谩n su selecci贸n de vestuario y accesorios, h谩bitos de discurso, aseo, conducta personal y m谩s. Se prev茅 una discusi贸n activa entre las participantes para concluir sobre patrones validos a seguir.
Personalidades y situaciones dif铆ciles: En 聽este tema se abordaran casos de personas y situaciones dif铆ciles de manera que se pueda 聽lidiar efectivamente con estas. Desde malas instrucciones a gritos de sus jefes o compa帽eros, las participantes discutir谩n sobre las mejores maneras de comunicarse y gestionar a aquellos cuyas acciones dificultan el proceso, a pesar de sus posiciones dentro de una organizaci贸n.
Organizaci贸n y gesti贸n de reuniones:聽Este punto permitir谩 a las asistentes entender la forma de organizar reuniones de trabajo con el fin de lograr una mayor productividad del tiempo de su jefe, se plantearan situaciones reales y se simularan soluciones efectivas para problemas.
