Objetivo
Sumarizar aquellas competencias que debe poseer una excelente asistente gerencial
Qué estudiaremos durante el seminario
• Describir la forma correcta de vestir en la oficina.
• Demostrar conocimiento profesional sobre como contestar el teléfono, transferir una llamada, colocación de una llamada en espera, y dejar mensajes de voz.
• Tratar con personas difÃciles.
• Comunicarse de forma fluida y profesional aun con personal de culturas diferentes.
• Eliminar barreras para escuchar empáticamente.
• Conocer técnicas para efectuar preguntas abiertas cerradas y finales.
• Parafrasear al interlocutor para mejorar la comunicación.
• Aplicar técnicas para el manejo de personas alteradas o tristes.
• Aplicar elementos para el control de tiempo.
• Aplicar planes de acción para mejorar sus deficiencias.
Dirigido a
SecretarÃas Ejecutivas, Ayudantes de Dirección, Secretarias de Departamento, Secretarias Administrativas Personal administrativo, Asistentes de gerencia y en General a Aquellas Profesionales que se Desempeñan en Funciones de Apoyo a la Dirección, organización y/o Administración
Contenido
Super asistente: Lo que el jefe espera.
Este programa comienza con una discusión de lo que hace un asistente gerencial eficaz, cómo evitar errores clásicos, y cómo conseguir del jefe que comunique con claridad y que dicte instrucciones correctas.
Construir credibilidad personal: comprender los diferentes Estilos de comunicación y diferentes tipos de Jefes.
Esta unidad se enfoca hacia el estilo particular de cada participante para la comunicación. Se usarán herramientas de diagnóstico con las cuales las participantes aprenderán a
identificar sus propios estilos de comportamiento y las de sus jefes a fin de alinearse para una mejor comunicación.
No es lo que usted dijo: Parafrasear para mejorar las relaciones interpersonales. La frase “no es lo que dice sino como lo dice†es comúnmente usada para explicar cómo hacerse entender. En este segmento, las participantes aprenderán como usar el lenguaje para que lo que intentan comunicar sea mejor recibido tanto en forma hablada como escrita. Aprenderán a decir NO in forma tal que se reduzca la posibilidad de ocasionar un conflicto eliminando frases por ejemplo “este no es mi trabajo†o “no se y no tengo porque saberloâ€.
Herramientas para la oficina: correo de voz, correo electrónico, memos y más cuando son usadas pobremente, algunas herramientas de Oficina diseñadas para mejorar la comunicación empresarial hacen exactamente lo contrario. Cualquier persona que ha enviado un correo electrónico erróneo puede dar fe de este hecho. Hablaremos de reglas gramaticales, sintaxis, estilo, etiqueta del teléfono, etiqueta en la rede e internet. Este componente revisa las herramientas de comunicación de la Oficina y cómo utilizarlas para una máxima efectividad.
Presencia profesional: Observación y actuación se discutirá sobre algunas normas básicas de etiqueta vestimenta y comportamiento en el lugar de trabajo. Las participantes revisarán su selección de vestuario y accesorios, hábitos de discurso, aseo, conducta personal y más. Se prevé una discusión activa entre las participantes para concluir sobre patrones validos a seguir.
Personalidades y situaciones difÃciles: En este tema se abordarán casos de personas y situaciones difÃciles de manera que se pueda lidiar efectivamente con estas. Desde malas instrucciones a gritos de sus jefes o compañeros, las participantes discutirán sobre las mejores maneras de comunicarse y gestionar a aquellos cuyas acciones dificultan el proceso, a pesar de sus posiciones dentro de una organización.
Organización y gestión de reuniones: Este punto permitirá a las asistentes entender la forma de organizar reuniones de trabajo con el fin de lograr una mayor productividad del tiempo de su jefe, se plantearán situaciones reales y se simularán soluciones efectivas para problemas.
