¿Qué espera el jefe de su asistente personal de apoyo/secretaria?
¿Se encuentra capacitado para responder?
¿Está su personal capacitado para responder a los requerimientos de la gerencia?
Dirigido A
Secretarías Ejecutivas, Ayudantes de Dirección, Secretarias de Departamento, Secretarias Administrativas Asistentes de gerencia y en General a Aquellas Profesionales que se Desempeñan en Funciones de Apoyo a la Dirección, organización y/o Administración.
Objetivos
• Describir la forma correcta de mantener un estilo en la oficina
• Demostrar conocimiento profesional sobre la forma de comunicarse.
• Eliminar barreras para escuchar empáticamente.
• Conocer técnicas para efectuar preguntas abiertas cerradas y finales.
• Mejorar la atencion de clientes
• Parafrasear al interlocutor para mejorar la comunicación.
• Aplicar elementos para el control de tiempo.
• Aplicar planes de acción para mejorar sus deficiencias.
Contenido
Super asistente: Lo que el jefe espera.
Este programa comienza con una discusión de lo que hace un asistente administrativa eficaz, cómo evitar errores clásicos, y cómo conseguir del jefe que comunique con claridad y que de instrucciones correctas.
Construir credibilidad personal: comprender los diferentes Estilos de comunicación y diferentes tipos de Jefes.
Esta unidad se enfoca hacia el estilo particular de cada participante para la comunicación. Se usaran herramientas de diagnóstico con las cuales las participantes aprenderán a identificar sus propios estilos de comportamiento y las de sus jefes a fin de alinearse para una mejor comunicación.
Mejorar la atención de clientes
No es lo que usted dijo: Parafrasear para mejorar las relaciones interpersonales. La frase “no es lo que dice sino como lo dice” es comúnmente usada para explicar como hacerse entender. En este segmento, las participantes aprenderán como usar el lenguaje para que lo que intentan comunicar sea mejor recibido tanto en forma hablada como escrita. Aprenderán a decir NO in forma tal que se reduzca la posibilidad de ocasionar un conflicto eliminando frases por ejemplo “este no es mi trabajo” o “no se y no tengo porque saberlo”.
Herramientas para la oficina: correo de voz, correo electrónico, memos y mas cuando son usadas pobremente, algunas herramientas de Oficina diseñadas para mejorar la comunicación empresarial hacen exactamente lo contrario. Cualquier persona que ha enviado un correo electrónico erróneo puede dar fe de este hecho. Hablaremos de reglas gramaticales, sintaxis, estilo, etiqueta del teléfono, etiqueta en la rede e internet. Este componente revisa las herramientas de comunicación de la Oficina y cómo utilizarlas para una máxima efectividad.
Presencia profesional: Observación y actuación se discutirá sobre algunas normas básicas de etiqueta vestimenta y comportamiento en el lugar de trabajo. Las participantes revisarán su selección de vestuario y accesorios, hábitos de discurso, aseo, conducta personal y más. Se prevé una discusión activa entre las participantes para concluir sobre patrones validos a seguir.